Management of Erasmus+ projects

From cod3v

Introduction

KA2 2014-2020.

Beneficiary Report:

  • Feedback from participants
    • Polls, satisfaction surveys
  • Direct effect on participants and project partners
    • Statistics, figure
    • Results of test evaluating skills and knowledge
  • Practical & reusable resources for the practitioners
    • Curriculum
    • Training Programme
    • Toolkit
    • Guide
    • E-learning module, online-training, MOOC
    • Video
    • Tutorial
    • Handbook, Textbook
    • Musical compositions
    • New methodologies and techniques
    • Memorandum of understanding
  • Research material bringing forward the reflection in ...
    • Research publications
    • Studies
    • Inventory of best practices
    • Webinar
    • Policy recommendations
  • Community building tools
    • Online platform
    • Social media groups
    • Mobile Apps
  • Partnership and cooperations
    • New or extended partnerships or cooperations
  • Organizational and working documents
    • Needs analyses
    • Gantt charts
    • Budget breakdown
    • Reports
  • Dissemination material
    • Website
    • Presentation, Recap video
    • Photos
    • Press articles

Theory

https://www.oph.fi/fi/ohjelmat/strategisen-kumppanuushankkeen-ka2-hallinnointi-2014-2020-myonnetyt-hankkeet

Mobility Tool+

https://webgate.ec.europa.eu/cas/login?loginRequestId=ECAS_LR-4600323-CZLX7mNfKaTtTrvvSJQUYveoJr3bCYYELNY9vtSfh4HmVzshV481WQx4AfC47yencVgtENjfYX7Ipqzp4M9m2K-rS0vSrmBGYCXj7zKedIJ2M-lyvzbHkNacdhfKlC2G4tAHhuTSIl46ze2yDg0533JevMN5CGXtacRsffbfjLmZyrcduxzP2YO6aUzTq5oXJtKOK


Distance Calculator



Online seminar 2022

https://cod3v.info/images/4/4f/KA2-hankkeiden_loppuraportointiohje_2022.pdf

1. Yleistä loppuraportoinnista

Loppuraportti jätetään 2 kk:n sisällä hankkeen päättymisestä.

Tarkista raportointiaikataulu!

Kuvaus sellaisella tasolla, että myös ulkopuolinen saa selvää. Raportoi kaikkia toimintoja; myös niitä joihin ei suoraan Erasmus+ -rahaa ole tullut. Anna kokonaiskuva toiminnasta.

OPH tarkistaa talouden. Osaan hankkeista tehdään tarkennuskäynti/ pyydetään tarkempaa selvitystä (tarkempia dokumentteja) rahoitukseen (talousraporttiin) liittyen.

Tee loppuraportti yhteistyössä muiden kanssa.

Force Majoure: koordinaattori ilmoittaa partnereiden puolesta. Yhdellä ja samalla lomakkeella voi ilmoittaa useampia.

2. Sisältö I: Tiivistelmä, kuvaus, hallinto

Kirjoitelkaa sisältöjä yhdessä: tulee kaikkien partnereiden näkökulma huomioitua.

Paneudu tiivistelmään. Hylkäys: hanketiivistelmä ei ole päivitetty! Tämä kirjoitettu päivittyy tietokantaan. Hankkeen käyntikortti, todella tärkeä. Kirjoita selkeästi ja konkreettisesti. Käytä kokonaisia lauseita ja virkkeitä.

Pitkän ajan vaikutuksia ja hyötyjä!

Description of the project

  • Kirjoita tiiviisti ja selkeästi, niin että olennainen asia tulee. Ei tarvitse venyttää turhaan.
  • Konkreettisia saavutuksia ja tuloksia tavoitteiden näkökulmasta
  • Tavoitteet, päästiinkö niihin. Saavutettiinko jotain sellaista, jota ei alkuperäisessä ajateltu. Tuliko jotain, mitä ei saavutettu?
  • Hyvien käytäntöjen vaihtopaikka
  • IO:ille oma paikka myöhemmin
  • Onko hankkeessa uutuutta ja lisäarvoa, jotain mitä ilman tätä hanketta ei olisi voitu tehdä?
  • Painopiste: Saattaa olla pieniä muutoksia hakuvaiheesta. Ota se tärkein painopiste.
  • Teemat: Tämäkin on tilastollisesti tosi tärkeä.

Participants

  • Miten valittiin hankkeen mukana olevat toimijat? Millä perusteella valittiin? Myös hyvin erikokoisia toimijoita.
  • Miten he osallistuivat ja miten osallistettiin.

Project Management

  • Budjetissa pysymisen varmistaminen.
  • Ajankäytän hallinta
  • Tavoitteiden toteutumisen seurantaa
  • Laadun seurantaa
  • Oikea aika, oikeat resurssit
  • Anna esimerkkejä: hankekokouksia, kerännyt tietoa, palaute tapaamisista, käyttäjäpalaute, tuotepalaute, verkkosivujen kävijämäärä.
  • Arviointi (evaluation). Kerro tavoista, mittaristosta etc.
  • Haasteet, ratkaisut, ongelmat. Riskienhallinta.


Implementation

  • Kuvaa output, ltt,

3. Sisältö II: hankkeen toiminnot. (5) Implementation

Minkälaisia asioita olette kattaneet hallintorahoituksella.

Mitä asioita eri partnereiden mielestä nousee yhteistyöstä. Mitä voisit parantaa yhteistyössä.

Agenda ei tarvitse olla kauhean yksityiskohtainen, mutta pitää selvitä, miten se on vienyt hanketta eteenpäin. Ovatko kaikki osallistuneet (aktiivisesti), miten kokous on tukenut hankkeen toteuttamista.

Virtuaalisista kokouksista ei tule korvauksia, vaikka online-kokouksia on paljon. Vie vain keskeiset kokoukset Tooliin.

Muista käydä päivittämässä IOiden kuvaukset vastaamaan toteutunutta. Lisää mukaan verkkosivujen osoite (huom salasanat).

Tuotteet tulee ladata Erasmus+ Project Results -hanketietokantaan. Lataa lähtökohtaisesti kaikki, mutta esim. videot voivat olla youtubessa saatavilla.

Levitystapahtumat: kuvaa sisältöä riittävästi, että sen hyötyjä voidaan arvioida (Agenda). Ketkä on osallistunut, osallistujapalaute, miten tilaisuudet ovat tukeneet levittämistä. Partneriryhmän ulkopuolisten organisaatioiden osallistujille. Lisää materiaalin verkkosivut näkyville.

4. Sisältö III: hankeseuranta

https://erasmusplus.org.uk/impact-and-evaluation.html

Kohderyhmälähtöisesti; partneritasolla, yksilötasolla etc. Kuvaa hyötyjä ja vaikutuksia. Miten hankkeen tuloksia on käytetty ja hyödynnetty. Vaikka isoimmat käyttäjäkokemukset tulevat vasta myöhemmin, kerro potentiaalisia ja olemassaolevia vaikutuksia eri tasoilla toiminnan ja tavoitteiden lähtökohdista peilaten.

Pääsittekö tavoitteisiin ja millä tavalla.

Paikallisesti, alueellisesti, kansallisesti, EU-tasolla. Kuvaa toimintaa. Minkälaisia levitystoimenpiteitä, minkälaisia kanavia. Verkkosivujen markkinointi. Tuotteiden jatkuva arviointi, koko ajan palautetta käyttäjiltä -- mikä on toiminut, mikä ei. Saavutettavuus.

Jatkuvuus, tulevaisuus. Millä tavalla voidaan hyödyntää toisessa kontekstissa? Onko helposti hyödynnettävissä, monistettavissa? Kuka niitä jää käyttämään ja miten? Jatkavuuden varmistaminen; miten hyvät käytänteet jäävät elämään teille ja teidän partnereille? Voidaanko jatkaa saman teeman puitteissa asioita eteenpäin?

5. Liittet ja hanketietokanta

Declaration of honor!

Talousraportti:

  • Exceptional costs
  • Travel documents.

Päivitä hanketietokanta! Hanketietokanta on aktiivisessa käytössä (etsitään uusia partnereita etc). http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/

  • Muista panostaa kuvaukseen.
  • Logo, www-osoite

Raportointiohje.pdf

https://laatikko.oph.fi/s/pSCFsH6Zy2BgwtF?dir=undefined&path=%2F&openfile=643202

Loppuraporttiin päivitetty hankekuvaus

  • Kuvaus toimii myös hankkeen ja oman organisaatiosi markkinointitekstinä
  • Panosta kuvaustekstiin! Tee kuvauksesta mahdollisimman selkeä, kiinnostava ja konkreettinen.
  • Jaa kuvaus seuraavien otsikoiden/aiheiden alle:
    • Background: Hankkeen tausta ja konteksti, miksi hanketta haettiin? Ketkä mukana?
    • Objectives: Mitä hankkeella haluttiin saavuttaa?
    • Implementation: Kuvaus keskeisistä toiminnoista mitä hankkeessa on tehty
    • Results: Mitä on saatu aikaan: tulokset ja tuotokset sekä vaikuttavuus ja hyödyt käyttäjille ja kohderyhmille. Pohdi myös pitkän ajan vaikutuksia ja hyötyjä
  • Kuvaa hankkeen konkreettisia saavutuksia ja tuloksia (Tuotteiden, levitystilaisuuksien ja opinto- ja koulutustilaisuuksien kuvaus tulee omaan kohtaansa):
    • Saavutettiinko hankkeen alkuperäiset tavoitteet?
    • Saatiinko aikaiseksi jotain sellaista mitä ei hankkeen alkuperäisessä tavoitteenasettelussa ollut?
    • Jos kaikkia asetettuja tavoitteita ei saavutettu, niin kerro miksi ei – mitä mahdollisia haasteita/esteitä tavoitteiden saavuttamisessa ilmeni hankkeen aikana?
  • Kuvaa tässä myös pienimuotoisen materiaalin tuottamista, jos hankkeessa ei tehty varsinaisia tuotteita (=intellectual output).
  • Hankkeen innovatiivisuus: mitä uutta hankkeessa on tehty/saatu aikaiseksi verrattuna aiempaan kehittämistyöhön/hankkeisiin?
  • *) jos hankkeessa mukana muita toimijoita esim. paikallis –ja / tai alueviranomaisia, kuvatkaa sitä miten heidän tuki auttoi saavuttamaan vaikutuksia

Hankkeen painopisteet:

  • Mihin painopisteisiin hanke on liittynyt (voit valita useamman vaihtoehdon, mutta valitse vain olennaisimmat). Jos valitset eri painopisteet kuin hakemuksessa, niin kerro miksi.

Hankkeen teemat: • Mitkä olivat hankkeen keskeiset teemat (voit valita useamman vaihtoehdon). Jos valitset eri teemat kuin hakemuksessa, niin kerro miksi.


3.1.) Participants

  • Kuvaa hankkeen kohderyhmiä. Miten osallistujat valittiin ja miten heitä osallistettiin hankkeen eri toiminnoissa?
  • Tuliko kohderyhmiin muutoksia hankkeen aikana?
  • Oliko hankkeessa mukana toimijoita, joilla oli muita vähemmän mahdollisuuksia osallistua (fewer opportunies)? Kuvaa mihin ja miten he osallistuivat.
  • Arvioi kuinka moni osallistui hankkeen paikallisiin aktiviteetteihin esim. opettajat, opiskelijat, työelämänedustajat ym. ja kuvaa millaisiin aktiviteetteihin he osallistuivat.

4) Project management

  • Miten varmistitte, että budjetin seuranta ja ajankäytön hallinta hoidettiin asianmukaisesti hankkeessa (hallinnon näkökulma seurantaan).
  • Seuranta (monitoring): Miten hankkeen onnistumista, tavoitteiden toteutumista ja toiminnan laatua seurattiin ja arvioitiin? Millaisia laadullisia ja määrällisiä mittareita käytettiin?
  • Arviointi (evaluation): Miten arvioitte, missä määrin projekti saavutti tulokset ja tavoitteet? Mitä mittareita käytit projektin tulosten laadun mittaamiseen? Millaista arviointitietoa kerättiin? Ketkä osallistuivat arviointiin?
  • (jos relevanttia:) Kuvaa mahdollisia hanketyössä eteen tulleita haasteita ja

millaisia ratkaisuja niihin löydettiin. Millaisia riskienhallintamenetelmiä käytettiin (esim. konfliktien ratkaiseminen ym.)

(5) Implementation • Kuvaa hankkeen toimintoja (työsuunnitelmaa), myös millaisia toimintoja rahoitettiin hankkeen hallinto ja toteutus –budjettiluokasta. • Kuvaa hankkeen toteutukseen valittuja menetelmiä ja kokonaiskuvaa työskentelyprosessista. • Kuvaa partneriyhteistyötä ja partnereiden roolia hankkeessa. Millaista osaamista partnerit toivat yhteiseen kehittämistyöhön? Mitä opittiin toisilta? • Kuvaa yhteistyötä partnereiden kanssa. Mitä parantaisitte, jos toteuttaisitte vastaavan hankkeen tulevaisuudessa? • Kuvaa toiminnan kohderyhmiä.

(5.1.)Transnational project meetings

  • Kuvaa hankekokouksia:
  • kokousten tavoitteet/keskeiset sisällöt
  • Osallistujat
  • Miten kokoukset tukivat hankkeen toteuttamista?
  • Mahdolliset muutokset
  • Virtuaalisena toteutetuista hankekokouksista on hyvä viedä keskeiset työkokoukset Mobility Tooliin

(5.2.) Intellectual outputs

  • Kuvaa hankkeessa tehtyjä tuotteita/tuotoksia (opetusmateriaali, opetussuunnitelma, selvitykset, raportit, työkalut tms.): sisältö, käyttötarkoitus, hyödyt käyttäjille/kohderyhmille, siirrettävyys ja käyttöönotto jne.
  • Mikäli tuotteet eivät toteutuneet hankesuunnitelman mukaisina, kerro miksi.
  • Käytä tuotteiden kuvauksessa samoja nimiä kuin hakemuksessa/sopimuksessa mainitut.
  • Jos tuotteet löytyvät verkkosivuilta, liitä mukaan osoite ja mahdolliset salasanat.
  • Tuotteet tulee myös ladata Erasmus+ Project Results -hanketietokantaan

(5.3.) Multiplier events

  • Kuvaa järjestettyjä levitystapahtumia:
  • sisältö – kuvaa sisältöä riittävästi, jotta sen hyötyä levityksen kannalta voi arvioida
  • osallistujat
  • keskeiset tulokset ja mahdollinen osallistujapalaute
  • Miten tilaisuudet ovat tukeneet tulosten ja tuotteiden levitystä?
  • Mainitse myös mihin tuotteeseen/tuotteisiin (intellectual output) tapahtuma on liittynyt.
  • Mikäli levitystilaisuudet eivät toteutuneet hankesuunnitelman mukaisina, kerro miksi.
  • Jos tilaisuuksien materiaali on saatavilla sähköisesti, liitä mukaan verkkosivujen osoite.


5.4.) Learning/teaching/training activities

  • Kuvaa järjestettyjä opinto- ja koulutustilaisuuksia:
  • Tapahtumien keskeinen sisältö ja toteutus – kuvaa riittävän tarkasti
  • Tapahtumien suunnittelu ja valmistelu (myös esim. opiskelijoiden valinta ja valmistautuminen

liikkuvuuteen)

  • Osallistujat (opettajat ja/tai opiskelijat) ja heidän roolinsa
  • Osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen käytännöt
  • Tulokset ja arviointi (mm. osallistujien palaute)
  • Miten tilaisuudet tukivat hankkeen tavoitteiden toteutumista?
  • Kuvaa myös työskentelyä opiskelijoiden/oppilaiden kanssa virtuaalisesti/omassa oppilaitoksessa
  • Ovatko toiminnot olleet suunnitelman mukaisia (sisältö, määrät)? Jos on muutoksia, kuvaa millaisia muutoksia on tehty ja miksi?
  • Ohjelmat tms. tulee liittää osaksi raporttia

6) Follow up: (6.1.) Impact

  • Kuvaa hankkeen hyötyjä ja vaikutuksia partnereihin ja muihin hankkeeseen osallistuneisiin tahoihin.
  • Kuvaa hankkeen kohderyhmiä ja sidosryhmiä. Miten ne ovat ottaneet hankkeen tulokset/tuotteet käyttöön ja miten he ovat hyötyneet hankkeesta ja sen tuloksista?
  • Kuvaa hankkeen todennettuja ja/tai potentiaalisia vaikutuksia paikallisesti, alueellisesti ja EU-/kv-tasolla. Millaiset laadulliset ja määrälliset mittarit todentavat vaikutuksia?
  • Miten hanke on edistänyt valitun/valittujen painopisteiden mukaisia tavoitteita? Arvioi miten hyvin hanke on pystynyt tuottamaan niitä vaikutuksia ja hyötyjä mitä hankesuunnitelmassa tavoiteltiin.


(6.2.) Dissemination and Use of Projects Results

  • Kuvaa levityksen kohderyhmiä partneriorganisaatioissa ja niiden ulkopuolella. Mitkä ovat olleet

levityksen kohderyhmät paikallisella/alueellisella/kansallisella/EU-tasolla? Miksi ko. kohderyhmät valittiin?

  • Millaisia levitystoimenpiteitä hankkeessa toteutettiin ja millaisia kanavia hyödynnettiin?
  • Kerro myös millaista palautetta saatiin kohderyhmiltä ja käyttäjiltä.
  • Kuvaa tuotteiden/tuotosten saatavuutta.
  • Miten on varmistettu, että hankkeen tulokset ja tuotteet ovat kohderyhmien/loppukäyttäjien saatavilla, myös hankkeen päättymisen jälkeen?
  • Mikäli tuotteiden saatavuutta on osin rajoitettu, kerro miksi.
  • Arvioi, miten hankkeen tuloksia voidaan hyödyntää muissa hankkeissa tai konteksteissa.

(6.3.) Sustainability

  • Mitkä toiminnot/käytännöt, tulokset ja tuotteet jäävät elämään hankerahoituksen päätyttyä osallistuvissa organisaatioissa ja niiden ulkopuolella?
  • Miten tulosten/tuotteiden jatkuvuus on varmistettu?

Liitteet (2)

  • Allekirjoitettu Declaration of Honour
  • Tuotteet, elleivät ole saatavilla hankkeen verkkosivuilta/oppimisalustalta tms. (liitä tarvittaessa mukaan salasanat)
  • Oppimis- ja koulutustilaisuuksien ohjelmat (jos ei kuvattu jo LTT-kuvauksen yhteydessä tai löydy helposti esim. verkkosivuilta)

Talousraportin liitteet:

  • Tositteet poikkeuksellisista kuluista (exceptional costs)
  • Matkustusdokumentit (matkalippu, matkatoimiston lasku) mikäli matka on kohdistunut muualle kuin partneriorganisaation sijaintipaikkaan ja distance band on muuttunut verrattuna hyväksyttyyn budjettiin

References


Retrieved from "http://www.cod3v.info/index.php?title=Management_of_Erasmus%2B_projects&oldid=10423"